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    集團舉辦公文寫作暨檔案管理培訓班

    2012-12-12

    本報訊(記者 李劍波) 11月19日至20日,集團在廣州金城賓館舉辦“2012年廣東粵??毓捎邢薰竟膶懽黥邫n案管理培訓班”。集團職能部門及下屬單位分管行政文秘、檔案工作的領導、行政文秘人員、檔案管理人員共計200余人參加了培訓。受集團副總經理趙春曉委托,集團行政部副總經理葉運友在培訓前作了開班講話。

    為期兩天的培訓邀請了廣東省政府辦公廳秘書處科長蔣健,集團財務部副總經理曾奕,廣東省檔案局監督指導處處長鐘倫清、科長彭萬里分別就“公文處理與公文寫作”、“公文規范和技巧探討”、“企業文書檔案管理”和“企業檔案信息化”為參訓學員授課。公文寫作授課過程中,講師結合大量案例,詳細講解了公文的文種、格式、行文規則等方面內容;結合集團OA系統實例對公文規范和技巧進行實務培訓,參訓學員獲益匪淺;檔案管理授課過程中,講師介紹了企業文書檔案的收集范圍、歸檔要求、整理方法等多方面內容,以及國內外檔案信息化概況、企業檔案信息化建設標準和規范等知識。

    本次培訓班傳授知識的形式多樣。19日下午,組織參訓學員觀看了“保密技術防范常識”視頻,進一步提高大家對保密工作重要性的認識,并掌握必要的應對措施。培訓結束后,分別組織參訓學員就課堂中所學內容進行考試,檢驗和鞏固學習成果。

    本期培訓班的主要特點是將行政文秘培訓和檔案管理培訓相結合。行政部副總經理葉運友表示,公文規范與檔案管理之間存在密切的聯系,前后銜接、互相影響,缺一不可。只有公文處理規范,檔案管理才能繼承其成果,順利開展工作。但在實際工作中文秘和檔案分塊管理,文秘工作人員檔案管理意識淡薄,檔案管理人員也很少考慮為文書工作服務,使得兩者的銜接出現脫節,所以這次培訓重點突出公文寫作和檔案管理的交集,促使參訓學員對兩方面工作產生新的認識。

    葉運友在講話中對集團文書工作方向和檔案管理工作部署提出了幾點建議。在文書工作方面,他強調一要充分認識公文的重要性,切實提高公文處理水平。目前集團各部門、各單位還普遍存在行文不規范、基本功不扎實問題。作為企業人員,不管是領導還是員工都要充分認識到公文在企業經營管理中的重要性,同時應具備一定的公文寫作及辦理能力,通過學習、培訓、交流等各種渠道切實提高公文寫作和辦理水平;二要轉變工作方式,提高公文服務企業的能力。目前集團已經進入二次創業關鍵時期,多個重要項目陸續上馬,不管是集團層面還是下屬公司的公文數量均大大增加,集團OA系統也于去年6月正式上線運行,實現了利用信息網絡等現代化技術自動化辦公。隨著信息化工作推進,集團上下的工作和管理方式將不斷轉變與進步,為了適應發展,文書工作者要不斷學習、積累和探索,提高對事物理解和分析的能力,提高文字綜合能力,達到公文寫作及辦理的規范性、時效性和指導性要求,充分發揮以文輔政的作用。

    在檔案管理工作方面,葉運友提出,一要加快實現檔案管理的規范化。實現規范化管理要做好兩項工作,首先檔案管理人員要認真做好文件形成、積累、立卷、歸檔等常規檔案整理工作,確保企業檔案完整、準確、系統、安全。其次要加強監督,遵守企業檔案工作制度,通過開展檔案工作制度執行檢查、加強檔案宣傳教育工作、強化檔案管理意識,確保企業檔案管理的各項規章制度落到實處;二要善用知識管理的理念與方法做好檔案管理工作。各單位應結合集團戰略發展規劃以及重點項目的實施情況,聯系自身實際,在檔案工作中滲透使用知識管理的理念與方法。首先是吸收知識管理理念,注重隱性知識挖掘。要對蘊藏在企業管理流程中、組織文化中、組織成員頭腦中的隱性知識進行分析和識別,將各部門每個成員的工作經驗、技術訣竅及時搜集和整理。其次是摒棄保守的觀念,推動知識共享。檔案是一種重要的知識資源,知識資源只有共享才能最大限度地發揮價值,但檔案工作一直以來重藏輕用的保守觀念始終占據主導地位,故要轉變觀念,把檔案信息在適當的時候以適當的形式傳送給最需要的人,才能在檔案利用過程中實現檔案管理工作的真正意義。

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